De een doet het als vanzelfsprekend en de ander weet zich er geen raad mee, planmatig werken. Als je geen plan maakt en dus op voorhand niet alles overdenkt, dan kan er iets in je opkomen en dat wil je dan geregeld hebben. Iedereen is zoals hij of zij is, maar dat kan je met zaken doen toch wat nadelen opleveren, zeker als ik naar mijn vak kijk. En toch kom ik die (potentiële) klanten nogal eens tegen.
Raamwerk
Natuurlijk heeft iedereen een eigen werkwijze en kan je die niet zomaar ombuigen. Echter, als je de voordelen ervan gaat inzien, dan heeft het mogelijk wel meer kans van slagen om die kanteling qua werkwijze door te voeren. Alles komt dan aan de orde en er wordt niets over het hoofd gezien. Hoe completer hetgeen is dat je nodig hebt of nodig denkt te hebben voor je onderneming, hoe gemakkelijker het wordt. Immers, wat je op de plank hebt liggen, hoef je niet meer te (laten) bedenken en al helemaal niet op het laatste moment. Zie het als een soort raamwerk met tijdlijnen en basiselementen. Een deel wordt er mogelijk direct ingevuld en een deel ligt ‘op de plank’.
Ingeving of iets vergeten
De praktijk wijst helaas nog wel eens uit dat het er niet zo planmatig aan toe gaat. Een ondernemer krijgt bijvoorbeeld een ingeving om op een bepaalde beurs te willen staan, maar er is niets ingepland. Toch lijkt je die beurs interessant en dan moet er mogelijk materiaal komen voor op deze beurs. Wil je dit professioneel doen, dan ben je meestal niet klaar met een folder of flyer. Het probleem dat zich dan vaak voordoet is dat er geen of te weinig tijd is op het laatste moment.
Planmatig werken voorkomt ook dat je zaken vergeet. Je hebt bijvoorbeeld een feestelijk (her)opening bedacht of je wilt je nieuwe interactieve website groot promoten, maar dit niet planmatig uitgewerkt of uit laten werken. Tijdens het organiseren kom je erachter dat er wat vergeten is. Natuurlijk kan je proberen op het laatste moment nog wat te regelen, maar niet zelden lukt dit niet, gaat het fout juist omdat het snel moet gebeuren of zie je wat over het hoofd. Dit kan een mooie promo activiteit de das om doen en dat is een gemiste kans.
Afbreuk aan product of dienst
Natuurlijk plan ik in mijn agenda wat ruimte in voor echte calamiteiten, maar ik kan niet plannen op ingevingen van ondernemers en dan alles uit de handen laten vallen waar ik mee bezig ben. Dit kan je wellicht nog van een eigen medewerker vragen, maar niet van een bureau – zoals Bureau Daan – dat je inhuurt. Als er al wat in elkaar gezet kan worden, dan moet alles nog op elkaar afgestemd worden en ook daar komt de factor tijd om de hoek. Daarnaast zijn spoedtarieven voor het maken van materialen vaak een extra kostenpost.
Het doet uiteindelijk allemaal afbreuk aan je product of dienst en dat is zonde en vooral niet nodig … als je planmatig werkt of dit iemand laat doen. Ik probeer dit van mijn kant ook altijd met mijn klanten door te nemen en af te spreken. Soms lukt het en soms niet en dan moet ik het helaas ook loslaten. Ik doe wat ik kan bij laatste termijn zaken, maar geef geen garanties. Ik help mijn klanten graag met het maken van planningen, dat werkt uiteindelijk voor iedereen beter en krijg je het beste resultaat.
Het bericht De voordelen van planmatig werken verscheen eerst op Bureau Daan.